PRIVACY - Energy System

Privacy
Oggetto: trattamento dei dati personali ed informativa ai Clienti

Con l’entrata in vigore del Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n. 196, recante disposizioni per la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali ENERGY SYSTEM, in qualità di Titolare del trattamento, è tenuta a fornire alcune informazioni riguardanti l’utilizzo dei dati personali. Secondo la normativa indicata, tale trattamento sarà improntato a principi di correttezza, liceità e trasparenza, in modo da tutelare la Sua riservatezza. La invitiamo a leggere il seguente documento per conoscere le nostre politiche di tutela delle informazioni, comprese tipologie di dati raccolti, utilizzi di tali informazioni e scopo degli stessi, destinatari a cui vengono comunicate e salvaguardia dei dati di natura personale. La Sua privacy è una priorità per ENERGY SYSTEM, che si sforza costantemente di proteggerla.
Con riferimento al trattamento dei suoi dati personali, Lei si trova ad assumere la qualità di interessato a norma dell’articolo 4, comma 1, lettera i) del D.Lgs. 30.06.2003 n. 196, in quanto “persona fisica, persona giuridica, ente o associazione cui si riferiscono i dati personali”,

P R E M E S S O
ENERGY SYSTEM provvede alla raccolta, utilizzo e divulgazione delle informazioni personali eventualmente acquisite in occasione di ogni interazione con il Cliente, come quando Lei visita il nostro sito web, acquista nostri prodotti e servizi o chiama i nostri partner per la vendita e l’assistenza;
Che secondo quanto previsto dall’articolo 23 (“Consenso”) del D.Lgs. 196/03, il trattamento dei dati personali da parte di soggetti privati è ammesso soltanto previo il consenso espresso dell’interessato, fornito liberamente e con specifico riferimento ad un trattamento individuato, oltre che documentato per iscritto e preceduto dall’informativa di cui all’articolo 13 D.Lgs. 196/03;
Che, a norma dell’articolo 24 (“Casi nei quali può essere effettuato il trattamento senza consenso”), il consenso non è richiesto, tra le altri ipotesi, quando il trattamento:
a) è necessario per adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria;
b) è necessario per eseguire obblighi derivanti da un contratto del quale è parte l'interessato o per adempiere, prima della conclusione del contratto, a specifiche richieste dell'interessato;
c) riguarda dati provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque, fermi restando i limiti e le modalità che le leggi, i regolamenti o la normativa comunitaria stabiliscono per la conoscibilità e pubblicità dei dati;
d) riguarda dati relativi allo svolgimento di attività economiche, trattati nel rispetto della vigente normativa in materia di segreto aziendale e industriale;
in ottemperanza al disposto normativo di cui all’articolo 13 (“Informativa”) del D.Lgs. 196/03, il Cliente dichiara di essere stato/a previamente informato/a di quanto segue:

A) Finalità
La tipologia dei dati trattati, l’ambito e le modalità di trattamento sono riconducibili essenzialmente al perseguimento di finalità di tipo contrattuale, in conformità allo scopo per cui si è instaurato il rapporto e, comunque, per finalità connesse e/o strumentali alla esecuzione delle prestazioni dedotte nel contratto intercoso, escluso – pertanto – ogni utilizzo diverso e/o in conflitto con gli interessi del Cliente (“interessato”). In particolare, esse consistono in:
eseguire le prestazioni (cessione di beni e prestazioni di servizi) richieste dal Cliente;
in conformità alla legge e per scopi determinati e legittimi, la tenuta della contabilità ed adempimenti fiscali connessi, nonché per la gestione dei pagamenti e relative modalità;
gestione di rapporti bancari con riferimento ai pagamenti delle forniture beni e di servizi;
gestione di rapporti assicurativi finalizzati alla copertura dei rischi;
far valere o difendere un diritto - anche da parte di un terzo - in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa comunitaria o dal contratto;
la tenuta di elenchi, di indirizzari e di altri documenti necessari per la gestione amministrativa dello nostra società;
servizi di controllo interno (sicurezza, produttività, qualità dei servizi, integrità del patrimonio, …);
offerta al Cliente di servizi di livello costantemente superiore;
consentire al Cliente un pratico accesso a prodotti e servizi offerti sul sito web della nostra società;
inviare al Cliente comunicazioni commerciali contenenti offerte, promozioni, sconti, ecc…

B) Tipologia dei dati trattati:
Le operazioni di trattamento riguarderanno le seguenti tipologie di dati, elencate in modo esemplificativo e non esaustivo, in considerazione delle caratteristiche peculiari del rapporto Cliente/avvocato:
DATI COMUNI
codice fiscale ed altri numeri di identificazione personale (carte sanitarie);
nominativo, indirizzo od altri elementi anagrafici (nome, cognome, età, sesso, luogo e data di nascita, indirizzo privato, indirizzo di lavoro, utenze telefoniche, posta elettronica, n. carta d’identità, passaporto, patente di guida, dati fisici del tipo altezza, peso, …);
dati relativi alla famiglia ed a situazioni personali (stato civile, figli, coniuge, …);
beni in proprietà o possesso;
dati sul comportamento (relativi a precedenti rapporti contrattuali, tipologia di prodotti e/o servizi richiesti, …);
abitudini di vita o di consumo (viaggi, spostamenti, preferenze o esigenze alimentari, dati sull’appartenenza ad associazioni diverse da quelle a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, licenze ed autorizzazioni, dati relativi ad attività sportive o agonistiche;
dati sul comportamento, affidabilità o puntualità nell’adempimento di obbligazioni (esistenza di procedure giudiziarie relative ad altri rapporti commerciali, situazioni relative alla solvibilità economica e patrimoniale, …);
dati della clientela finalizzati alla gestione di rapporti bancari e/o assicurativi;
Nell’ambito dei dati oggetto di trattamento, oltre a quelli di natura comune, ve ne sono alcuni che l’articolo 4, comma 1°, D.Lgs. 196/03 definisce come sensibili o giudiziari e, in quanto tali, meritevoli di tutele particolari.

DATI SENSIBILI
ENERGY SYSTEM non tratta questa tipologia di dati personali con riferimento al proprio Cliente.
DATI GIUDIZIARI
ENERGY SYSTEM non tratta questa tipologia di dati personali con riferimento al proprio Cliente.

C) Modalità di trattamento dei dati personali
I) La raccolta dei Suoi dati personali avviene, di regola, presso l’interessato, salva in ogni caso l’acquisizione di dati contenuti in pubblici registri, elenchi e/o archivi (anche per via telematica).
II) In relazione alle indicate finalità, il trattamento dei dati personali è realizzato direttamente dal personale appartenente a ENERGY SYSTEM, debitamente qualificato come Responsabile o come Incaricato del trattamento, attraverso il compimento di operazioni o complessi di operazioni ai sensi del comma 1, lettera a) dell’articolo 4 D.Lgs. 196/2003:
a) mediante strumenti manuali,
b) mediante strumenti informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi
Essi saranno utilizzati principalmente per l’assolvimento di obblighi legali o contrattuali e, più precisamente, per:
la cessione di beni e prestazione dei servizi richiesti dal Cliente;
la compilazione di atti e documenti da comunicare o depositare presso amministrazioni e pubblici uffici (finanziari, giudiziari, ecc…);
la gestione delle procedure di spedizione e trasporto dei prodotti;
la gestione delle procedure di assistenza conseguenti a vizi e/o difformità dei prodotti;
la gestione delle procedure di recesso contrattuale;
la trasmissione e/o l’interconnessione di dati presso banche dati informatizzate detenute da pubbliche amministrazioni (Camera di commercio, agenzia del territorio, …);
la gestione degli adempimenti rilevanti a fini contabili e fiscali quali l’inserimento in fatture e nei registri obbligatori;
la conservazione di atti e documenti relativi a pratiche in corso, al fine della prestazione dei servizi richiesti, ovvero la conservazione per conto del Cliente di documenti relativi a contratti definiti;
la tenuta di agende, rubriche finalizzate al mantenimento dei contatti con la clientela;
estrazione di informazioni a carattere statistico e l’invio di corrispondenza.
III) Il trattamento dei dati personali potrà altresì avvenire, mediante strumenti manuali ovvero informatici, ad opera di soggetti esterni a ENERGY SYSTEM a seguito di stipulazione di contratti di appalto di servizi ovvero incarichi professionali. In tali casi, i soggetti esterni saranno debitamente qualificati come Responsabili ovvero come incaricati del trattamento dei dati personali e sarà cura di ENERGY SYSTEM prevedere forme di tutela contrattuale che possano consentire la verifica della tipologia dei dati e delle modalità di trattamento. L’individuazione aggiornata di tali soggetti è a disposizione di chiunque presso la sede di ENERGY SYSTEM. Ad essi soggetti esterni saranno comunicati solo i dati strettamente necessari per l’esercizio delle attività loro richieste da parte nostra.
IV) E’ altresì prevista l’ipotesi del raffronto dei dati personali forniti dall’interessato con gli archivi esistenti presso ENERGY SYSTEM ovvero rinvenibili presso archivi legittimamente detenuti da pubbliche amministrazioni, al solo scopo di consentire l’esplicazione, da parte nostra, delle attività imposte dall’osservanza delle leggi vigenti.
V) L’elaborazione in formato elettronico dei dati personali dell’interessato potrà consentire il raggruppamento e/o la classificazione dei dati medesimi secondo indici di ricerca di volta in volta necessari al perseguimento delle finalità istituzionali indicate.
VI) I Suoi dati personali, saranno conservati per un periodo non superiore a quello necessario per adempiere agli obblighi, compiti e finalità di cui alla precedente elencazione. Oltre tale termine, qualora la conservazione non sia imposta da norme di legge, detti dati saranno conservati a cura di ENERGY SYSTEM per finalità di mero archivio e statistica sull’attività svolta.

D) Obbligatorietà o facoltatività del conferimento dei dati personali
Il conferimento dei dati personali può avere:
a) natura obbligatoria per obbligo nascente da disposizione di Legge o contrattuale per il raggiungimento delle finalità sopra indicate (es. dati fiscali per l’inserimento in contabilità e fatture, …);
b) natura strumentale (obbligatoria) all’ottenimento del risultato di un’attività richiesta a ENERGY SYSTEM In mancanza di conferimento dei dati succitati, le prestazioni richieste – oltre che la prosecuzione di quelli/e in corso - potranno non essere accettati e/o continuati e, dunque, espletati;
c) natura facoltativa, come dato richiesto per rilievi che ENERGY SYSTEM intenda svolgere sulla qualità ed il gradimento di servizi resi o richiesti.

Conseguenze al rifiuto di conferimento dei dati. L’eventuale rifiuto da parte dell’interessato a conferire i propri dati personali:
1) nelle ipotesi di cui alle lettere a) e b) del punto precedente, comporta l’impossibilità di conclusione del rapporto contrattuale avviato dal Cliente ove i dati stessi non siano già in nostro possesso;
2) nell’ipotesi di cui alla lettera c) del punto che precede, comporta l’impossibilità di valutare l’esito delle richieste finalizzate al miglioramento dei servizi resi o richiesti.

E) Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati
I dati personali forniti e riferiti a Lei ed ai soggetti da Lei eventualmente delegati ad operare con ENERGY SYSTEM potranno - da parte nostra - essere comunicati a soggetti pubblici ove previsto dalla Legge, oltreché ai professionisti di cui lo ENERGY SYSTEM si avvale, quali, avvocati, commercialisti, ecc..
I dati personali dell’interessato saranno a quest’ultimo comunicati a seguito dell’esercizio del diritto di accesso ai sensi dell’art. 7 D.Lgs. 196/2003;
I dati personali dell’interessato saranno oggetto di diffusione unicamente nelle ipotesi previste dalla Legge ovvero dietro espresso consenso dell’interessato.

F) Struttura organizzativa dello Studio
Titolare del Trattamento dei dati personali è ENERGY SYSTEM
La figura del Responsabile del Trattamento ove individuata da ENERGY SYSTEM al proprio interno risponde alla figura dell'amministratore unico.

G) Diritti dell’interessato
I diritti di cui alla disposizione di seguito riportata, potranno essere esercitati “con richiesta rivolta senza formalità al titolare o al responsabile, anche per il tramite di un incaricato, alla quale è fornito idoneo riscontro senza ritardo”.
Ai sensi dell’articolo 7 D.Lgs. 196/2003, gli interessati hanno diritto in qualunque momento di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei dati personali e di conoscerne il contenuto e l’origine, verificarne l’esattezza o chiederne l’integrazione o l’aggiornamento, oppure la rettificazione. Ai sensi del medesimo articolo si ha il diritto di chiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, nonché opporsi in ogni caso, per motivi legittimi, al loro trattamento.
I menzionati diritti potranno essere fatti valere nel rispetto dei limiti e condizioni di cui agli articoli 8 e 9 del D.Lgs. 196/2003.
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